Блог
Главная | Автоюрист | Исходящий номер документа это

Book: Делопроизводство для секретаря


Нормативно-методическая основа делопроизводства Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото — и кинопленка и т. Деловой документ служит для фиксации административной управленческой информации.

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения.

Делопроизводство — это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов. Задачи делопроизводства заключаются в следующем — оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов, создание условий для движения документов организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения , создание условий для поиска исполненных документов формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел , создание условий для хранения документов.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия. Документирование является важнейшей составной частью делопроизводства. Оно включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документов.

Какие письма не регистрируются:

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: Учет стадий прохождения и исполнения документов с обеспечением их сохранности; сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения. В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: Которые, в свою очередь, можно классифицировать по следующим признакам: Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам стандартам.

К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности. Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приёмы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. Приступая к работе с документами в любой организации секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию и управленческой деятельности данного учреждения.

Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документированной информацией. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между: Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Именно от четкости движения документов зависит своевременность и правильность принятых управленческих решений.

Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенной и отшлифованной системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Секретарь в структуре управления Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокого уровня подготовленности, ряда комплекса деловых и личностных качеств. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документами, с современной оргтехникой и работа на ПК, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: Очень важным фактором в работе секретаря является хороший контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя, оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: Этот вид деятельности включает весь комплекс работ, связанных с делопроизводством: Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос , прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности; 3.

Удивительно, но факт! Важнейшая функция секретаря — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельностьучреждения, организации, или предприятия.

Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу. Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема предварительная запись на прием к руководителю ; 4.

Подготовка и проведение совещаний.

все Исходящий номер документа это

Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол; 5. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете.

Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями. Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов.

Остальные обязанности — выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы — бездокументное обслуживание руководителя. В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества: То есть высокий уровень базового образования, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.

Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоятельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.

Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях.

Материалы по теме:

Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Не разглашать сведения, имеющие секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Это качество зависит не только от личных способностей запоминания информации, но и от умения рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата.

чудом Исходящий номер документа это планеты

Помогают секретарю в развитие памяти такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторения. Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать перечисленными деловыми качествами и развивать в себе ряд личных качеств, работая над своим характером, образованием, вкусом. Деловые и личные качества при выполнении определенной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

Выделим наиболее существенные качества, необходимые секретарю. Умение легко устанавливать контакты с самыми разными по характеру людьми. Уметь быстро переключатся с одного вида деятельности на другой, правильно рассчитывать время, особенно в период больших нагрузок. Гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного стиля в одежде. Создание психологического комфорта в офисе. Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек, посетитель, сотрудник или руководитель, должны быть уверены, что все возможное будет сделано и оказано максимальное воздействие.

Желание повышать свой уровень знаний, интересоваться новинками специальной литературы, осваивать смежные области работы, расширение кругозора. Безусловно, трудно найти человека, который мог бы в полном объеме обладать всеми перечисленными качествами, но каждый должен стремиться к совершенству в избранной им области деятельности. Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором учреждения.

Важнейшая функция секретаря — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение следующих должностных обязанностей: Это комплекс работ, связанных с делопроизводством: Прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. При отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос. Секретарь обязан также следить за исправностью средств связи, находящихся в его ведении, в случаи их неисправности немедленно вызывать ремонтные службы.

Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема предварительная запись на прием к руководителю. Прием и помощь обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия и помощь командированным направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу. Секретарь должен подготовить список участников совещания, оформить доклад руководителя, проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя.

на журналы

Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол. В обязанности секретаря входит большой круг вопросов хозяйственного характера: Все названные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, постоянное желание самосовершенствования, ответственная и настойчивая подготовка к работе в избранной профессии. Секретарь может внести большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия, т.

Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средств оргтехники.

Читайте также

  • Реструктуризация ипотеки 2017 с помощью государства в втб 24
  • Доовор на единичную перевозку товара
  • Ипотека для молодых учителей в 2017г в дагестане